Potilas- ja asiakasrekisterinpito

Tietosuoja seloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisterinpitäjä

Ehta Hoiva Oy

Y-tunnus: 3242655–9

Mertakaari 16

70800 Kuopio 

Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot

Virpi Jauhiainen

Rekisterin nimi

Ehta Hoiva Oy:n hoivapalveluiden asiakasrekisteri

Kotihoitopalvelut: Kotihoidon rekisteri (kotipalvelu ja kotisairaanhoito, sosiaalihuollon palvelu, sis. asiakastietojen osarekisterin)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin pidon tarkoituksena on kotihoidon asiakkaiden hoidon suunnittelu, toteuttaminen, järjestäminen ja seuranta ja siihen liittyvät asiat; hoito- ja palvelusuunnitelman ylläpitäminen, seuranta, arviointi sekä neuvonta ja ohjaus.

Lait, joihin tietojen käsittelytarve liittyy:

• Henkilötietolaki 523/1999
• Sosiaalihuoltolaki 710/1982
• Kansanterveyslaki 66/1972
• Terveydenhuoltolaki 1326/2010
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 293/2009
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
• Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 980/2012.

Tietoja voidaan käyttää Ehta Hoiva Oy:n toiminnan suunnitteluun- ja tilastointitarpeisiin.

Rekisterin tietosisältö

Pääsääntöisesti rekisteri muodostuu sähköiseen asiakastietojärjestelmään. Sairaanhoitoon ja hoivaan liittyvät kirjaukset, hoito- ja palvelusuunnitelmat ja kotihoidon käynnit.  Potilastiedot ja sosiaalihuollon tiedot kirjataan niille määrätyille paikoille asiakastietojärjestelmässä. Rekisteriin sisältyvät myös asiakkaalle mahdollisesti käsin kirjoitetut hoitotyön arviot ja tulostetut raportit.

Rekisteri sisältää asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, osoitteen, puhelinnumeron, kotikunnan ja lähiomaisen tai edunvalvojan yhteystiedot.

Ainoastaan käyttötarkoituksen kannalta oleelliset tiedot tallennetaan rekisteriin.

Rekisteriin kirjatut tiedot saadaan

• asiakkaalta
• hoitohenkilökunnalta
• asiakkaan edunvalvojalta
• asiakkaan omaisilta (tarvittaessa asiakkaan suostumus)
• asiakasta hoitavilta yksiköiltä tai palveluntuottajilta asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Luovutus (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000):

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa lain nimenomaisen säädöksen perusteella asiakkaan itsensä tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella seuraaville tahoille Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL sekä muut valvontaviranomaiset

• toiselle sosiaalihuollon viranomaiselle, yhteisölle tai muulle viranomaiselle asiakkaan hoidon, huollon tai koulutuksen tarpeen selvittämiseksi, järjestämiseksi tai toteuttamiseksi taikka toimeentulon edellytysten turvaamiseksi vain välttämättömät tiedot
• joissakin tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi
• joissakin tapauksissa asiakkaan lailliselle edustajalle taikka muulle henkilölle tai yhteisölle asiakkaan tahdon tai sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai toimenpiteen toteuttamiseksi
• joissakin tapauksissa poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle
• viranomaiselle, joka käsittelee sosiaalietuuksia väärinkäytösten selvittämiseksi
• asiakkaan luvalla tieteelliseen tutkimukseen tai ministeriön/terveydenhuollon ja hyvinvoinninlaitoksen päätöksellä (tutkimuslupa)(Julkisuuslaki 621/1999)
•  

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Paperinen aineisto

Tiedot säilytään lukituissa tiloissa, lukituissa kaapeissa. Pääsääntöisesti paperinen aineisto säilytetään asiakkaan kotona, jolloin asiakas on itse vastuussa aineistosta

1. Tietokoneella/ mobiilisti käsiteltävät aineistot

Järjestelmän käyttöoikeudet ovat vaan asiakkaan hoitoon osallistuvilla henkilöillä ja rajoitetusti laskutukseen osallistuvilla henkilöillä. Ehta Hoiva Oy myöntää järjestelmän käyttöoikeudet. Työntekijä sitoutuu noudattamaan yrityksen tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Sähköinen järjestelmä on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Asiakasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Työntekijöitä, jotka käsittelevät asiakastietoja koskee salassapitovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Asiakastietoja valvontaan lokitietojen avulla.  Asiakkaalla on oikeus tietää rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Rekisterin ylläpitäjän tulee seurata asiakastietojen käyttöä ja valvontaa.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 523/99 26§). Asiakkaalla on oikeus saada tarvittaessa tiedoista jäljennykset. Tarkastuspyyntö kirjallisesti allekirjoitetulla asiakirjalla ja osoitetaan Ehta Hoiva Oy:n terveyspalveluista vastaavalle johtajalle. Asiakkaan henkilöllisyys tulee varmistaa ennen tietojen luovutusta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisteripitäjältä. Oikaisupyyntö virheellisen tiedon muuttamiseen tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tulee varmista ennen tietojen muuttamista. Tieto korjataan viivytyksettä. Pyynnöstä tulee käydä ilmi tarkasti, miksi tietoa vaaditaan muutettavaksi. Korjauksen tietoihin tekee henkilö, jolla on siihen oikeus.